Spesso, quando entrano in un’azienda esterni, in qualità di clienti, manutentori esterni, consulenti, fornitori, ecc., chiediamo loro di compilare il registro dei visitatori, normalmente su supporti cartacei ma iniziano a diffondersi anche soluzioni elettroniche.
Sono però pochi i casi in cui questa registrazione viene esaminata come un trattamento.
Perché il Registro dei visitatori va considerato come un trattamento?
Perché in alcuni casi può arrivare a contenere dati personali dell’esterno che è in visita.
Ma cosa serve il registro dei trattamenti?
- A tenere traccia del numero di presenti in azienda: in caso di emergenza è così possibile verificare la presenza degli esterni;
- A raccogliere informazioni: attestare le prestazioni di intervento da parte dei professionisti per verifiche in fase di fatturazione
Qual è la relazione tra registro dei visitatori e protezione dei dati?
Il Regolamento Europeo 679/2016 (gdpr) all’art 5 espone il principio della minimizzazione dei dati, nello specifico la lettera c) riporta: “1. I dati personali sono: … C) adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati (“minimizzazione dei dati”)”. Sulla base di questo è importante valutare la reale necessità della raccolta di alcune informazioni come, ad esempio, la firma del visitatore o di trattenere ed eventualmente effettuare copia del documento di identità. Infatti, se la finalità della registrazione è solamente quella della verifica dei presenti, questi dati non sono necessari.
Cosa comporta tenere un registro dei trattamenti?
Sicuramente è necessario definire un aggiornamento periodico del registro dei trattamenti, dare indicazione dei tempi di conservazione, predisporre l’informativa per i visitatori e la valutazione della base giuridica.
In riferimento ai tempi di conservazione del registro, è opportuno fare una distinzione in base alla finalità: se l’obiettivo è solo quello di avere sotto controllo gli esterni per motivi di sicurezza il registro può essere eliminato quotidianamente o settimanalmente; se la finalità invece riguarda il controllo delle prestazioni dei professionisti per verifiche di fatturazione, questo deve essere conservato per qualche mese, dopo aver effettuato le verifiche senza rilevamento di anomalie.
Perciò in tutti i casi, dopo poche settimane dalla compilazione, il registro dei visitatori potrebbe essere eliminato indipendentemente dal supporto, cartaceo o digitale, utilizzato.
Spesso però questo non accadde, il registro dei visitatori viene conservato dalle aziende per diverso tempo.
Considerazioni diverse possono essere fatte in casi particolari in cui vi è la necessità di tempi maggiori di conservazione dei registri, come ad esempio quando per il Titolare sia necessario dimostrare la reale presenza di un collaboratore presso la sede aziendale, ovvero nel caso in cui un collaboratore esterno rivendichi, con la motivazione della sua costante presenza in azienda, il diritto ad essere assunto.
